Pflichtangaben auf der Website: Impressum, Datenschutz, Cookies

Die Pflichtangaben auf einer Firmenwebsite sind überschaubar. Trotzdem fehlen sie regelmäßig oder sind veraltet. Die folgenden Punkte decken den Normalfall einer Firmenwebsite ab.

Vorweg: Dieser Beitrag ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung. Für eine verbindliche Prüfung Ihres Einzelfalls ist eine Kanzlei zuständig.

Impressum

Seit 2024 steht die Pflicht im Digitale-Dienste-Gesetz, nachdem das Telemediengesetz abgelöst wurde. Inhaltlich hat sich wenig geändert, die Verweise auf Paragraf 5 TMG in älteren Texten sind aber überholt.

Hineingehören:

• Name und Anschrift, bei juristischen Personen die Rechtsform und die Vertretungsberechtigten
• E-Mail-Adresse und ein zweiter Weg zur schnellen Kontaktaufnahme
• Register und Registernummer, sofern eingetragen
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, sofern vorhanden
• Bei reglementierten Berufen: Kammer, Berufsbezeichnung, Verleihungsstaat und die maßgeblichen Regelungen
• Bei journalistisch-redaktionellen Angeboten der inhaltlich Verantwortliche nach Medienstaatsvertrag

Zwei Punkte fallen in der Praxis am häufigsten auf: ein Postfach statt einer ladungsfähigen Anschrift, und ein Impressum, das mehr als zwei Klicks entfernt liegt. Der Link gehört in den Footer jeder Seite.

Datenschutzerklärung

Sie muss beschreiben, was auf Ihrer Website tatsächlich passiert. Das ist der Punkt, an dem übernommene Mustertexte scheitern: Sie beschreiben Werkzeuge, die nicht im Einsatz sind, und lassen die weg, die tatsächlich laufen.

Enthalten sein sollten:

• Verantwortliche Stelle mit Kontaktdaten, bei Bestellpflicht auch der Datenschutzbeauftragte
• Serverprotokolle: welche Daten der Hoster speichert und wie lange
• Kontaktformular: welche Felder erhoben werden, wozu, und wie lange die Nachricht aufbewahrt wird
• Jedes eingesetzte Analyse- oder Marketingwerkzeug einzeln
• Eingebundene Fremdinhalte wie Karten, Videos oder Schriftdienste
• Rechte der Betroffenen und das Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Der häufigste Fehler: eingebundene Schriften über einen fremden Dienst. Dabei wird bei jedem Seitenaufruf die IP-Adresse des Besuchers an den Anbieter übertragen, in aller Regel ohne Einwilligung. Deutsche Gerichte haben dazu bereits entschieden, und es gab Abmahnwellen mit genau diesem Gegenstand. Die Lösung ist einfach: Schriften lokal ausliefern. Das ist ohnehin schneller, siehe Ladezeit verbessern.

Cookies und Einwilligung

Die Regel ist knapper, als der Markt vermuten lässt: Für Cookies und vergleichbare Techniken, die für den Betrieb der Website nicht unbedingt erforderlich sind, braucht es vorab eine Einwilligung. Für erforderliche nicht.

Erforderlich sind etwa der Sitzungs-Cookie eines Warenkorbs, ein Cookie zum Speichern der Cookie-Entscheidung selbst und ein Schutzmechanismus im Formular.

Nicht erforderlich sind Zugriffsmessung, Marketingwerkzeuge, eingebettete Videos und Karten von Drittanbietern.

Ein Einwilligungsbanner muss dabei bestimmten Anforderungen genügen: Ablehnen muss genauso leicht sein wie Zustimmen, es darf nichts vorangekreuzt sein, nichts darf vor der Entscheidung geladen werden, und die Entscheidung muss widerruflich sein.

Der pragmatische Weg für viele Firmenwebsites: auf nicht erforderliche Werkzeuge verzichten. Ohne Zugriffsmessung mit Cookies, ohne eingebettete Karte und mit lokalen Schriften braucht es keinen Banner. Für die Karte genügt oft ein statisches Bild, das erst auf Klick zur interaktiven Karte wird.

Kontaktformular

Zwei Dinge werden regelmäßig übersehen:

• Datensparsamkeit. Erheben Sie nur, was Sie brauchen. Ein Pflichtfeld für die Rufnummer ist bei einer schriftlichen Anfrage schwer zu begründen.
• Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Formularanbieter. Wenn das Formular über einen externen Dienst läuft, ist dieser Vertrag erforderlich und die Verarbeitung gehört in die Datenschutzerklärung.

Was zusätzlich für Shops gilt

Onlineshops haben deutlich mehr Pflichten: Widerrufsbelehrung mit Muster-Formular, Angaben zu Versandkosten und Lieferzeit vor Vertragsschluss, Grundpreisangaben, korrekt beschriftete Bestellschaltfläche, Angaben zu Zahlungsarten und gegebenenfalls zur gesetzlichen Gewährleistung. Diese Punkte sind der häufigste Anlass für Abmahnungen im Handel und gehören vor dem Start geprüft.

Die Kurzliste zur Selbstkontrolle

1. Impressum vollständig, aktuell und aus dem Footer jeder Seite erreichbar
2. Datenschutzerklärung beschreibt die tatsächlich eingesetzten Werkzeuge
3. Schriften lokal, nicht über einen fremden Dienst
4. Banner nur dort, wo es nicht erforderliche Werkzeuge gibt, und dann richtig gebaut
5. Vor der Einwilligung wird nichts geladen
6. Verträge zur Auftragsverarbeitung mit Hoster, Formular- und Analyseanbieter liegen vor
7. Nach jedem Umbau der Website prüfen, ob die Texte noch stimmen

Punkt sieben ist der, an dem es in der Praxis hängt. Die Texte werden einmal erstellt und danach nie wieder angesehen, während die Website sich weiterentwickelt.